旅行社自动化，给管理减压

文章导读：随着互联网的技术的不断发展和普及，许多国家都将签证办理从线下转移到线上，从纸质化转移到信息化，这样的转变对于拥有一定技术底蕴和数据支持的旅行社来说无疑是个利好消息，因为通过互联网技术进行在线数据对接可以节省大量的人力，同时数据资料的准确性也得到了保障。

正文：

近年来，许多国家为了提升签证办理效率以及促进旅游事业的发展，陆续推出了电子签证来取代传统签证。电子签证又称“E-VISA”，是指把传统的纸质签证“电子化”，以电子文档形式将护照持有人签证上的所有信息储存在签证签发机关的系统中。电子签证办理成功后，游客将签证打印即可使用。电子签证的优势是非常明显的，签发机关所属国家对入境游客的追踪管理更加方便,也大大提高了发证机关审批签证的效率；对于申请者简化了办理流程，更加便于申请签证。通过对电子签证的了解，我们可以预见的是未来将会有越来越多的国家加入到电子签证的行列，而与电子签证紧密关联的必然就是互联网了。如果可以通过技术手段将申请资料同步传输到相应国家的签证网站，自动完成账号注册、验证、在线填表、上传文件等基本操作的话，那么进一步提高旅行社签证办理效率也就变的理所当然了。

图1-电子签证样本

电子签证出现之后，部分传统签证也开始效仿电子签证将繁琐的填表交资料步骤转移到线上，由此给旅行社带来的影响有以下几个方面：

1、不同平台不同客户给旅行社提交资料的渠道不统一，旅行社又需要将资料做二次整理再填写到不同国家的网站

2、办理电子签证一般都需要在对应的网站注册账号使用，而为每一个申请人注册账号又是一项重复的体力劳动

那么，针对上述问题，怎样做才能在享受电子签证带来便利的同时，解决随之带来的其他影响呢？

一、转移资料提交渠道

对于拥有一定技术支持或者已经将工作内容信息化的旅行社来说，将资料提交渠道转移到自身系统无疑是解放的人力的有效办法，通过将不同国家所需的不同资料都整合到企业内部信息化的系统上，办签专员只需要将客户提交的资料一次填写到系统上，通过技术手段自动将资料同步到不同的国家的签证网站上，这样对于办签专员来说，首先所有工作都可以在同一系统上完成，其次，资料都在内部系统保留，后续查阅核对更加方便。在此基础上，企业可以通过提供小程序或者APP 的形式引导客户通过旅行社提供的渠道自己填写资料，走到这一步，办签专员就只需要审核客户填写的内容是否符合要求即可，后续的操作全部由自动化程序完成。那么资料需要经过多次处理，容易造成遗漏或者错误的问题也就迎仍而解了。

二、重复的劳动交给程序完成

       在线提交签证资料也带来了另一问题：重复的劳动，这在办理传统签证的过程中也是存在的，但是在电子签证上，是可以通过技术解决掉这个问题的，让程序完成重复的工作效率绝对比人手操作高。这一类重复的工作主要包括以下几个方面：1、一人一号带来的不断重复注册、申请账号；2、签证完成之后核对出签信息、下载出签页；3、同一份资料可能要在不同网站填写两次。这些重复的工作人手操作的话是非常乏味和低效的，相反，如果让自动化程序完成，那么既能保证准确性又能提高效率。下面通过马来西亚电子签的例子来说明签证自动化是如何应用的。

图2-马来西亚电子签证申请页面

       马来西亚电子签证的办理步骤主要分为以下几步：1、使用邮箱和护照信息注册成为官网用户；2、接收邮件通过验证；3、上传资料填写申请表；4、付款；5、核对出签信息，下载出签页。事实上，这几个步骤只有付款需要人为操作，当然自动付款目前也已经实现了，这里暂时不做解释，将其认为是人为操作部分。其他几个步骤则都可以通过技术的手段来实现自动化。首先系统可以通过邮件服务器为每一个客户分配一个唯一邮箱，使用此邮箱及客户的护照信息注册账号，邮箱服务器收到验证邮件后自动分析邮件内容，点击验证链接，这就将第一二步重复的工作的交给邮箱服务器完成了。完成账号注册之后便可以自动登录该账号然后将申请所需资料从内部系统同步到官网账号提交申请，完成提交后将支付链接回传到内部系统，办签人员使用该链接进行支付。最后，自动化程序再次登录账号下载出签页，完成整个办理流程。这里仅以马来西亚电子签为例，不同国家的办理程序有所不同，需要实现不同的方案，但基本上都是一次实现，多次使用。

总结：

随着电子签证的不断发展，在不久的将来，相信会有越来越多的国家提供更多的电子签证类型，而电子签证势必是与互联网技术相结合的，所以，签证自动化如果能为旅行社或者相关的企业解决电子签证带来的问题、与其完美契合的话，那么无论何种规模的企业，都能享受到电子签证、签证自动化带来的便利。本文仅仅是阐述了电子签证与签证自动化之间能够产生的化学反应，具体的实现方案仍需因地制宜，但是基于“互联网技术”，最终的实现只是时间问题。